Columna. ¿Tienes juntitis? Claves para optimizar las juntas laborales

Luxury Lifestyle9 septiembre, 2020

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Columna. La mirada del espejo
Por Jackie Mortera, Life & Executive Coach
www.jackiemortera.com

¿Cuántas juntas tenemos en la semana y con cuánta gente? Hoy en día debemos reconocer que están las juntas presenciales y las remotas.

Primero hablemos de las presenciales, una junta no es para perder el tiempo de los colaboradores, es para dar un status, información relevante y seguimiento a proyectos.

Sin embargo, hay empresas y ejecutivos que tienen “juntitis”. No dan un paso sin antes realizar una, lo cual convierte el día en algo improductivo.

Eso ocurre porque se tocan temas irrelevantes o alguien toma el micrófono en todo momento y no hay conclusiones.

Claves para tener juntas efectivas:

Claridad en los objetivos: planea de qué será la junta y de manera muy puntual prepara los temas.
Planifica la reunión: es importante avisar a los participantes con antelación la fecha y los temas a tratar para que los invitados vayan preparados en dicho tema.
Convoca a las personas necesarias: es importante que los temas sean muy específicos para que sólo estén los directamente involucrados, ya que de lo contrario se pierde el contexto y el ritmo de la misma.
Horario: se recomienda que las juntas sean programadas los lunes y no duren más de 40 minutos, así no hay interrupciones en el trabajo a mitad del día.
Opiniones: permite que todos los participantes den su opinión, ya que de lo contrario se vuelve un monólogo y se corta la comunicación.
Dudas: dedícale un espacio a resolver las dudas de los participantes para que no queden huecos en la información.
Recapitula: para terminar, realiza un breve resumen de la junta para que quede claro a quién le toca cada responsabilidad y fechas de seguimiento.
Entrega de información: es muy importante que alguien se encargue de hacer la minuta para que al final de la junta, o del día, todos los participantes tengan por escrito los puntos y acuerdos de la junta.

Claves para las juntas vía remota:

La modalidad en las nuevas juntas vía remota, tienen prácticamente los mismos principios sólo con algunas variantes.

Quien lleve la junta debe de tener un lenguaje verbal y no verbal más enfatizado de lo normal. Esto es importante para no perder la atención en una pantalla de una computadora o de un móvil.

Las juntas deben de ser más dinámicas y de menor tiempo, ya que el estar todo el día en el mismo lugar, y frente una pantalla, provoca que la atención y la retención cambie.

Los acuerdos se pueden proyectar dentro de la misma pantalla, mientras la persona que haga la minuta los va apuntando.

Todos los participantes tienen que tener sus cámaras prendidas y tener un código de vestimenta de acuerdo al de la empresa misma.

Si sabes llevar a cabo juntas efectivas, te darás cuenta de la utilidad de las mismas y de como se eleva la productividad de tu equipo.